Datenschutzerklärung der BEW Berliner Energie und Wärme GmbH

für Besucher und Beschäftigte von Fremdfirmen

Informationspflichten der BEW Berliner Energie und Wärme GmbH gemäß Art. 13 DSGVO

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist für BEW von großer Bedeutung. Daher erfolgt die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten bei uns mit großer Sorgfalt im Einklang mit den geltenden Regelungen und Gesetzen insbesondere der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

1. Informationen zum Datenverarbeiter

Verantwortlicher der hier beschriebenen Verarbeitungen im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist die:

BEW Berliner Energie und Wärme GmbH
Hildegard-Knef-Platz 2
10829 Berlin

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Sie erreichen unsere Datenschutzbeauftragte per Post unter der oben genannten Adresse und dem Zusatz “Datenschutzbeauftragte” sowie per E-Mail: datenschutz@bew.berlin

2. Verarbeitungen von personenbezogenen Daten

2.1 Besuchermanagement und Zutrittskontrolle

2.1.1 Beschreibung und Zweck der Verarbeitung:
Beim Besuch unserer Standorte werden alle Besucher beim Empfang/Pförtner erfasst und erhalten einen Besucherausweis. Die Zutrittskontrolle für Besucher und Fremdfirmenbeschäftigte erfolgt über die elektronische Erfassung der Zutritte über die Ausweise. Erfasst werden dafür die folgenden Daten: Namen, Vornamen, ggf. Unternehmen, Kontaktperson bei BEW, Ausweisnummer und die Zutrittsberechtigungen.

Zusätzlich kann eine Zeiterfassung bei Fremdfirmenbeschäftigte erfolgen, wofür auch Zeiten erforderlich sind.

In der Regel ist für Fremdfirmenbeschäftige außerdem die Teilnahme an dem E-learning für Fremdfirmen eine Voraussetzung zur Arbeit auf dem Kraftwerksgelände. Hierfür erfassen wir lediglich den Namen des Fremdfirmenbeschäftigten, die dienstliche E-Mailadresse und den Namen der Fremdfirma.

Zutrittskontrolle und Besuchermanagement dienen der Gewährleistung von Sicherheit an unseren Standorten und der Wahrung des Hausrechts. 

2.1.2 Rechtsgrundlage:
Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

2.1.3 Speicherdauer:
Persönliche Daten – bis zu 2 Jahre nach der letzten Buchung
Zeitdaten – bis zu 10 Jahren nach letzten Buchung
Besucherdaten - bis zu 400 Tage
E-Learning – 2 Jahre

2.2 Ausweismanagement

2.2.1 Beschreibung und Zweck der Verarbeitung:
Für Fremdfirmenmitarbeiter oder längerfristig tätige externe Berater werden Ausweise codiert und gedruckt. Sämtliche Ausweise und deren Gültigkeit werden elektronisch verwaltet. Erfasst werden für die Erstellung des Ausweises folgende Datenkategorien: Namen, Vornamen, Geburtsdatum, Foto, ggf. Unternehmen, Kontaktperson bei der BEW, BEW-Ausweisnummer. Das Ausweismanagement dient zur Gewährleistung von Sicherheit an unseren Standorten sowie Wahrung des Hausrechts und beruht auf unserem berechtigten Interesse.

2.2.2 Rechtsgrundlage:
Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

2.2.3 Speicherdauer:
Ihre Daten werden bis zu 3 Jahre nach Auftragsende gespeichert.

2.3 Schrankmanagement

2.3.1 Beschreibung und Zweck der Verarbeitung:
Mit dem Ausweis (Besucherausweis bzw. temporäre Ausweise) ist es möglich Schränke (sog. Locker) an den jeweiligen Standorten zu nutzen. Erfasst werden dabei Ausweisnummer und Schranknummer, und die Schließberechtigung um Ihnen einen Schrank zur Verfügung zu stellen sowie bei Bedarf mitteilen zu können, welchen Schrank Sie in Benutzung haben.

2.3.2 Rechtsgrundlage:
Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

2.3.3 Speicherdauer:
Ihre Daten werden bis zu 90 Tage gespeichert.

2.4 Kantinennutzung

2.4.1 Beschreibung und Zweck der Verarbeitung:
Die Ausweise (Besucherausweis bzw. temporäre Ausweise) können mit Bargeld am Automaten aufgeladen und zur bargeldlosen Kantinenbezahlung verwendet werden. Erfasst werden dabei die Ausweisnummer, Guthaben, um Ihnen eine bargeldlose Kantinenbezahlung zu ermöglichen.

2.4.2 Rechtsgrundlage:
Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

2.4.3 Speicherdauer:
Ihre Daten werden bis zu 6 Monate gespeichert.

2.5 Videoüberwachung

2.5.1 Beschreibung und Zweck der Verarbeitung:
Zur Wahrung unseres Hausrechts, zum Schutz unseres Eigentums und zur Verhinderung und Aufklärung von Straftaten werden unsere Betriebsgelände videoüberwacht.

2.5.2 Rechtsgrundlage:
Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

2.5.3 Herkunft der Daten:
Die Videoaufnahme findet ausschließlich auf unserem Gelände bzw. an unserer Grundstücksgrenze statt. Sie werden vor Betreten des Videoüberwachten Bereiches durch ein Hinweisschild über die Aufnahme informiert. Sollte eine Aufnahme außerhalb unseres Geländes stattfinden stellen wir sicher, dass kein Personen Bezug hergestellt werden, kann durch organisatorische und technische Maßnahmen wie z.B. Verpixeln.

2.5.4 Weitergabe der Daten:
Teilweise werden konzerninterne und externe Auftragsverarbeiter (bspw. IT-Dienstleister, Überwachungsdienstleister.) unter Einhaltung der Anforderungen des Art. 28 DS-GVO zur Erfüllung der oben genannten Zwecke mit der Verarbeitung der Daten beauftragt.

Eine Übermittlung von Daten in Länder außerhalb der EU/EWR erfolgt nicht. 

2.5.5 Speicherdauer:
In der Regel werden die Videoaufnahmen nach 72h wieder gelöscht. An einzelnen Standorten kann es zu einer verlängerten Speicherfrist von bis zu 7 Tagen kommen.

2.6 Abwicklung von Schadensfällen

2.6.1 Beschreibung und Zweck der Verarbeitung:
Im Rahmen von Schadenbearbeitung verarbeiten wir Daten von Beteiligten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung zivilrechtlicher Ansprüche. Für diese Verarbeitung nutzen wir die Kontaktdaten der am Fall Beteiligten, sowie alle Informationen bzgl. des Schadens wie z.B. die Polizeiliche Meldung

2.6.2 Rechtsgrundlage:
Rechtliche Verpflichtungen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

2.6.3 Herkunft der Daten:
Die personenbezogenen Daten erhalten wir im Zuge der Abwicklung von Schadensansprüchen in der Regel direkt von den Betroffenen.

2.6.4 Weitergabe der Daten: 
Zur Abwicklung von Schadensfällen übermitteln wir die erhobenen Daten ggf. an am Versicherungsprozess beteiligte Dritte (z. B. Gutachter, Versicherungsunternehmen, Rechtsanwälte).

2.6.5 Speicherdauer:
Nach Abschließender Abwicklung des Schadensfalls, werden die Daten in der Regel nach spätestens 10 Jahren gelöscht.

2.7 UAS-Flugaktivitäten (Drohnen)

2.7.1 Beschreibung und Zweck der Verarbeitung:
Die Datenverarbeitung erfolgt im Rahmen der Genehmigung von Flügen Externer im Bereich der BEW Industrieanlagen.

2.7.2 Rechtsgrundlage:
Berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

2.6.3 Herkunft der Daten:
Die personenbezogenen Daten erhalten wir im Zuge der Genehmigung direkt vom Betroffenen.

2.7.3 Weitergabe der Daten:
Teilweise werden konzerninterne und externe Auftragsverarbeiter (bspw. IT-Dienstleister, etc.) unter Einhaltung der Anforderungen des Art. 28 DS-GVO zur Erfüllung der oben genannten Zwecke mit der Verarbeitung der Daten beauftragt.

Eine Übermittlung von Daten in Länder außerhalb der EU/EWR erfolgt nicht.

2.6.5 Speicherdauer:
Die personenbezogenen Daten von Flugdurchführenden (Namen von Fernpiloten) werden innerhalb von 12 Wochen nach Flugdurchführung gelöscht, sofern keine Folgeflüge beabsichtigt oder absehbar sind.

3. Empfänger von Daten / Weitergabe / Drittlandtransfer

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb des Unternehmens ausschließlich an die Bereiche (Empfang, Ausweisstelle, Facility-Bereich), die diese Daten zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen.

Außerdem beauftragen wir zur Erfüllung der Zwecke, teilweise externe Auftragsverarbeiter unter Einhaltung der Anforderungen des Art. 28 DSGVO. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Einklang mit der DSGVO erfolgt.

Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt nicht, sofern wir dazu gesetzlich nicht verpflichtet sind. Auch findet keine Übermittlung von Daten in Länder außerhalb der EU/EWR statt.

4. Information über Betroffenenrechte

4.1 Betroffenenrechte:
Wenn Sie Fragen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten haben, können Sie sich direkt an unseren Beauftragten für den Datenschutz wenden. Als betroffene Person im Sinne der DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

4.2 Widerruf der Einwilligung: 
Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, haben Sie das Recht diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass Verarbeitungen vor dem Widerruf davon nicht betroffen sind. Bitte wenden Sie sich dazu an die o.g. Datenschutzbeauftragte bzw. an den Datenverantwortlichen ggü. dem Sie die Einwilligung erteilt haben.

4.3 Widerspruch nach Art. 21 DS-GVO:
Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.

4.4 Beschwerderecht:
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO).

Die für die BEW Berliner Energie und Wärme GmbH zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde erreichen Sie unter:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit
Friedrichstraße 219
10969 Berlin

Stand: Die Datenschutzerklärung unterliegt regelmäßigen Anpassungen zur Wahrung ihrer Aktualität.